ตม.30 คืออะไร? ใครต้องแจ้งที่พักชาวต่างชาติ วิธีแจ้งออนไลน์และเอกสารที่ใช้

ใครต้องแจ้ง ตม.30 เมื่อชาวต่างชาติเข้าพัก?

ตามมาตรา 38 ผู้มีหน้าที่แจ้ง ได้แก่ เจ้าบ้าน เจ้าของหรือผู้ครอบครองเคหสถาน หรือผู้จัดการโรงแรม ที่รับชาวต่างชาติซึ่งได้รับอนุญาตให้อยู่ในประเทศไทยเป็นการชั่วคราวเข้าพัก การระบุผู้ดำเนินการจริงควรดูว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบที่พักและมีหลักฐานการครอบครองหรือบริหารสถานที่นั้น

ตารางนี้เป็นแนวทางแยกผู้รับผิดชอบในงานจริง ไม่ได้กำหนดว่า HR หรือผู้เช่าทุกคนมีหน้าที่แจ้งตามกฎหมายโดยอัตโนมัติ หากสถานะผู้ครอบครองหรือผู้ได้รับมอบหมายไม่ชัดเจนให้สอบถามสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองในพื้นที่

ตม.30 ต้องแจ้งภายในกี่ชั่วโมง และกรณีใดต้องแจ้งใหม่?

หลักทั่วไปคือ ภายใน 24 ชั่วโมงนับแต่ชาวต่างชาติเข้าพักอาศัย ดังนั้น HR ที่ประสานหาที่พักให้พนักงานใหม่ควรยืนยันวันและเวลาเข้าพักจริง ไม่ใช้วันออกเอกสารจ้างงานหรือวันที่เครื่องบินลงจอดเป็นจุดเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ

ย้ายไปที่พักแห่งใหม่

เมื่อชาวต่างชาติย้ายไปพักอาศัยอีกแห่ง ควรให้ผู้รับผิดชอบที่พักแห่งใหม่ตรวจหน้าที่แจ้ง ตม.30 และข้อมูลที่ต้องยื่นตามที่อยู่นั้น แม้ชาวต่างชาติจะเคยมีหลักฐานแจ้งของที่อยู่เก่าแล้วก็ตาม

กลับจากต่างประเทศแล้วเข้าพักที่เดิม

ไม่จำเป็นต้องแจ้งใหม่ในทุกกรณี ระเบียบที่ปรับปรุงในปี 2563 และคำอธิบายจากหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองระบุกรณีที่ชาวต่างชาติเดินทางออกไปแล้ว กลับเข้าพักที่เดิมโดยยังอยู่ในระยะการพักอาศัยที่เคยแจ้งไว้ สามารถไม่แจ้งซ้ำได้ตามเงื่อนไข หากมีการย้ายที่พัก ช่วงการพักเดิมสิ้นสุด หรือข้อเท็จจริงไม่แน่ชัด ให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบกับ ตม. พื้นที่ก่อน

แจ้ง ตม.30 ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

การยื่นแบบกระดาษและการสมัครใช้งานระบบออนไลน์อาจมีรายละเอียดเอกสารต่างกันตามผู้แจ้งและพื้นที่รับผิดชอบ แต่ข้อมูลหลักที่ต้องตรงกันคือ ตัวผู้แจ้ง ที่อยู่ที่พัก และข้อมูลชาวต่างชาติที่เข้าพัก

แยกให้ชัด: เอกสารสำเนาทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน หนังสือเดินทาง และสัญญาเช่าเป็นตัวอย่างรายการที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองบางจังหวัดประชาสัมพันธ์ไว้ ส่วนรายการที่จำเป็นสำหรับคำขอจริงต้องดูวิธีแจ้งและสถานะของผู้ยื่น ไม่ควรส่งสำเนาทุกอย่างโดยไม่มีเหตุจำเป็น

วิธีแจ้ง ตม.30 ออนไลน์ ผ่านระบบสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง

สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองประชาสัมพันธ์ระบบแจ้งที่พักใหม่ที่ tm30.immigration.go.th ซึ่งเริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 15 กันยายน 2566 ผู้ใช้ระบบเดิมในช่วงเปลี่ยนผ่านต้องลงทะเบียนใหม่ โดยขั้นตอนหลักที่ใช้เตรียมงานมีดังนี้

1. ลงทะเบียนผู้แจ้งในระบบใช้ข้อมูลของเจ้าบ้าน เจ้าของหรือผู้รับผิดชอบสถานที่ตามประเภทบัญชีที่ระบบรองรับ และเตรียมหลักฐานเกี่ยวกับผู้แจ้งให้ครบ
2. เพิ่มหรือเลือกข้อมูลที่พักตรวจเลขที่บ้าน อาคาร ห้อง ตำบล/แขวง อำเภอ/เขต และจังหวัดให้ตรงกับสถานที่จริง โดยเฉพาะกรณีผู้ดูแลมีหลายแห่ง
3. เพิ่มรายการชาวต่างชาติที่เข้าพักเลือกที่พัก กรอกวันที่เข้าพักและข้อมูลหนังสือเดินทางตามช่องที่ระบบแสดง ตรวจตัวสะกดและหมายเลขก่อนบันทึก
4. ตรวจรายการที่ส่งและหลักฐานการแจ้งตรวจว่าข้อมูลถูกบันทึกในรายการแจ้งของระบบตามขั้นตอนที่ใช้งานจริง และเก็บหลักฐานหรือข้อมูลยืนยันการรับแจ้งที่ระบบออกให้
5. ส่งหลักฐานให้ผู้ประสานงานที่เกี่ยวข้องเจ้าของที่พักหรือผู้รับผิดชอบส่งหลักฐานให้ชาวต่างชาติหรือ HR ตามความจำเป็น โดยจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่เกี่ยวข้องกับงาน

ชื่อเมนูและหน้าจออาจเปลี่ยนตามการปรับปรุงระบบ คู่มือนี้สรุปลำดับการเตรียมข้อมูลจากประกาศและคู่มือภาครัฐ ไม่ใช่การยืนยันว่าได้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีผู้ใช้งานจริง ณ วันที่ตรวจสอบ หากระบบขัดข้องให้ตรวจช่องทางติดต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองในพื้นที่

หากไม่แจ้งออนไลน์ มีช่องทางใดบ้าง?

ช่องทางที่หน่วยงานรัฐระบุไว้ ได้แก่ การยื่นด้วยตนเองหรือมอบหมายผู้อื่น ที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองในพื้นที่ และ การแจ้งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน ตามหลักเกณฑ์ที่หน่วยงานรับเรื่องกำหนด โดยการยื่นแบบกระดาษใช้แบบ ตม.30 พร้อมบัญชีรายชื่อชาวต่างชาติที่เข้าพัก

ก่อนเดินทางหรือจัดส่งเอกสาร ให้ตรวจสถานที่รับแจ้ง วันทำการ รายการสำเนา หลักฐานผู้แจ้ง และวิธีรับใบรับแจ้งจากสำนักงานที่รับผิดชอบที่พักนั้นโดยตรง เพราะขั้นตอนปฏิบัติอาจแตกต่างตามช่องทางและพื้นที่

สำหรับการแจ้งทางไปรษณีย์ ควรตรวจว่าหน่วยงานรับเรื่องกำหนดวิธีส่งกลับหลักฐานอย่างไร และเก็บเลขติดตามไปรษณีย์ไว้ตรวจสอบ

ตม.30 กับการแจ้ง 90 วัน (ตม.47) ต่างกันอย่างไร?

หากต้องจัดตารางรายงานตัวของพนักงานต่างชาติด้วย ให้ดู วิธีแจ้ง 90 วัน (ตม.47) และช่วงเวลาที่ต้องดำเนินการ ซึ่งแตกต่างจากหน้าที่แจ้งที่พักตาม ตม.30

ชื่อทั้งสองเกี่ยวข้องกับที่พักของชาวต่างชาติ แต่ ผู้มีหน้าที่แจ้งและเหตุที่ทำให้ต้องดำเนินการต่างกัน จึงไม่ควรใช้หลักฐานอย่างหนึ่งแทนอีกอย่างหนึ่ง

ทั้งสองอย่าง ไม่ใช่การขยายเวลาพำนัก หากต้องการยื่นขออยู่ในประเทศไทยต่อเมื่อใกล้ครบกำหนดอนุญาตให้อยู่ ให้ดูข้อมูล บริการขยายเวลาพำนัก (Visa Extension) แยกต่างหาก

HR ACCOMMODATION CHECKLIST

Checklist สำหรับ HR เมื่อต้องจัดที่พักให้พนักงานต่างชาติ

ฝ่าย HR ไม่ได้เป็นผู้มีหน้าที่แจ้ง ตม.30 ทุกกรณี แต่สามารถลดปัญหาข้อมูลตกหล่นได้ด้วยการจัดการผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนตั้งแต่ก่อนพนักงานย้ายเข้า

1. ยืนยันที่พักและวันย้ายเข้าจริงบันทึกที่อยู่ครบถ้วน เบอร์ติดต่อ และวันที่/เวลาที่พนักงานเริ่มพัก ไม่ยึดเพียงวันเริ่มงาน
2. ระบุผู้มีหน้าที่แจ้งติดต่อเจ้าของบ้าน ผู้ครอบครอง ผู้จัดการที่พัก หรือผู้ดูแลที่บริษัทแต่งตั้งตามข้อเท็จจริง พร้อมระบุผู้ประสานงาน
3. ส่งข้อมูลเท่าที่จำเป็นตรวจชื่อ เลขหนังสือเดินทาง และช่วงเข้าพักให้ตรงกันก่อนส่งให้ผู้รับผิดชอบ โดยใช้ช่องทางจัดส่งข้อมูลที่เหมาะสม
4. ยืนยันการดำเนินการภายในกำหนดติดตามว่าผู้มีหน้าที่แจ้งดำเนินการภายใน 24 ชั่วโมง และขอหลักฐานการรับแจ้งเพื่อใช้ประสานงานเมื่อจำเป็น
5. ตรวจเมื่อมีการย้ายที่พักหรือเดินทางแยกกรณีย้ายที่อยู่ใหม่กับการกลับที่พักเดิม พร้อมตรวจว่าการแจ้งเดิมยังครอบคลุมตามเงื่อนไขหรือไม่
6. แยกทะเบียนติดตามงาน Immigrationเก็บวันแจ้ง ตม.30 แยกจากวันแจ้ง 90 วัน วันอนุญาตให้อยู่ และวันหมดอายุ Work Permit เพื่อไม่ให้สับสนว่าเอกสารหนึ่งต่ออายุอีกเอกสารหนึ่งได้

รายการนี้เป็นแนวทางจัดกระบวนการภายในองค์กร ไม่ใช่แบบฟอร์มหรือข้อกำหนดเพิ่มเติมจากสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง