ต่อวีซ่า Non-B ต้องทำอย่างไร? เอกสารและขั้นตอนสำหรับ HR

ต่อวีซ่า Non-B คืออะไร และต่างจากการขอวีซ่าครั้งแรกอย่างไร?

หากพนักงานมีใบอนุญาตทำงานที่ต้องต่ออายุด้วย ให้ตรวจแยกจากคำขออยู่ต่อ และอ่าน คู่มือต่ออายุ Work Permit สำหรับฝ่าย HR เพื่อวางแผนสองกระบวนการให้สอดคล้องกัน

หากชาวต่างชาติอยู่ในไทยแต่ยังไม่ได้ถือ Non-B และต้องการตรวจช่องทางเปลี่ยนสถานะ สามารถอ่าน การเปลี่ยนประเภทวีซ่าเป็น Non-B ในประเทศไทย ซึ่งต่างจากการยื่นขออยู่ต่อหลังมีสถานะที่เข้าเกณฑ์แล้ว

คำว่า “ต่อวีซ่า Non-B” เป็นคำที่ใช้กันทั่วไป แต่ในทางราชการขั้นตอนที่ผู้ทำงานอยู่ในไทยต้องดำเนินการมักเป็น การขออนุญาตให้อยู่ในราชอาณาจักรเป็นการชั่วคราวต่อไป โดยสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองพิจารณาตามเหตุผลการพำนักและหลักฐานประกอบ เช่น การทำงานกับบริษัทในประเทศไทย

ส่วน Non-B Visa ที่ขอเพื่อเดินทางเข้ามาทำงานในช่วงแรกเกี่ยวข้องกับกระบวนการยื่นวีซ่า และ Work Permit เป็นเรื่องการอนุญาตให้ทำงาน การขออยู่ต่อและการต่ออายุ Work Permit จึงมีหน่วยงานและเอกสารต่างกัน แม้ฝ่าย HR ต้องวางแผนร่วมกัน

ใครสามารถขออยู่ต่อกรณีทำงานกับบริษัท และ HR ต้องตรวจเงื่อนไขอะไร?

คู่มือข้อ 2.1 ของสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองใช้กับกรณีมีเหตุจำเป็นทางธุรกิจ เช่น ชาวต่างชาติที่ต้องอยู่ปฏิบัติงานกับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนในประเทศไทย การพิจารณาไม่ได้ดูแค่มีวีซ่า Non-B แต่ต้องดูความพร้อมของนายจ้างและการทำงานตามเกณฑ์ด้วย

ข้อมูลหลักที่ควรตรวจล่วงหน้า

• สถานะคนต่างชาติ: มีสถานะการเข้าเมืองที่เข้าเกณฑ์ วันอนุญาตให้อยู่ยังไม่สิ้นสุด และหลักฐานการอนุญาตทำงานตามกรณี
• ข้อมูลการจ้าง: ตำแหน่ง ลักษณะงาน เงินเดือน สัญญาจ้าง และหนังสือรับรองการทำงานต้องสอดคล้องกัน
• หลักเกณฑ์กิจการ: ในกรณีธุรกิจทั่วไป มีเกณฑ์เกี่ยวกับทุนชำระแล้ว ฐานะและการดำเนินธุรกิจจริง รวมถึงสัดส่วนพนักงานไทยต่อคนต่างชาติ และเงินได้ขั้นต่ำตามกลุ่มสัญชาติ โดยมีข้อยกเว้นหรือแนวทางเฉพาะบางกิจการ
• ประวัติเอกสาร: รายการภาษี การส่งเงินสมทบประกันสังคม และหลักฐานสถานที่ทำงานต้องเชื่อมโยงกับข้อมูลบริษัทและพนักงาน

ตัวอย่างหลักเกณฑ์ที่เผยแพร่สำหรับบริษัททั่วไปคือ ทุนชำระแล้วไม่น้อยกว่า 2 ล้านบาท และสัดส่วน พนักงานไทย 4 คนต่อคนต่างชาติ 1 คน แต่ไม่ควรนำตัวเลขนี้ไปตัดสินทุกองค์กรโดยอัตโนมัติ เพราะประเภทกิจการและสิทธิพิเศษบางกลุ่มมีเกณฑ์ต่างกัน ควรตรวจคำสั่งและข้อกำหนดปัจจุบันกับสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองที่รับเรื่อง

อ้างอิงหลักเกณฑ์: งานบริการตรวจคนเข้าเมืองกรุงเทพฯ — กรณีเหตุจำเป็นทางธุรกิจ และ แนวทางตรวจคนเข้าเมืองปทุมธานี (กรณี 2.1)

กรณีใดไม่ควรใช้ Checklist นี้แทนทั้งหมด?

บริษัทที่ได้รับการส่งเสริมการลงทุน (BOI) ผู้เชี่ยวชาญที่ดำเนินการผ่านช่องทางเฉพาะ ผู้ทำงานในสถานศึกษา หรือผู้ถือสถานะอื่น อาจต้องดำเนินการตามหลักเกณฑ์และเอกสารคนละชุด บทความนี้จึงมุ่งที่ พนักงานบริษัททั่วไปตามกรณี 2.1 เป็นหลัก

ควรต่อวีซ่า Non-B เมื่อไร และต้องยื่นที่ไหน?

ควรเริ่มจากตรวจ วันที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ครั้งล่าสุด แล้วติดต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองที่รับผิดชอบพื้นที่ที่บริษัทตั้งอยู่ เพื่อยืนยันช่วงเวลาที่รับคำขอและวิธีนัดหมาย คู่มือส่วนกลางสำหรับกรณีธุรกิจระบุให้ติดต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองในท้องที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนตั้งอยู่

ตัวอย่างเช่น แนวทางของตรวจคนเข้าเมืองจังหวัดปทุมธานี ระบุช่วงยื่นตั้งแต่ 45 วันก่อนครบกำหนดจนถึงวันสิ้นสุดการอนุญาตให้อยู่ แต่ไม่ควรนำระยะดังกล่าวไปสรุปว่าใช้เหมือนกันทุกสำนักงาน ให้ตรวจพื้นที่รับผิดชอบก่อนนัดพนักงาน

การเตรียมงานล่วงหน้าข้างต้นเป็นคำแนะนำสำหรับ HR ไม่ใช่กำหนดเวลาตามกฎหมาย ส่วนระยะเวลารอผลหรือวันนัดติดตามให้ยึดเอกสารรับคำขอที่เจ้าหน้าที่ออกให้ ไม่ควรถือว่าการยื่นแล้วหมายถึงได้รับอนุญาตให้อยู่ต่อครบหนึ่งปีโดยอัตโนมัติ

ต่อวีซ่า Non-B ใช้เอกสารอะไรบ้าง? แยกตามผู้รับผิดชอบ

รายการต่อไปนี้สรุปจากคู่มือราชการกรณี 2.1 และแนวทางสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองในพื้นที่ โดยจัดกลุ่มใหม่เพื่อให้ HR มอบหมายงานได้ง่ายขึ้น ไม่ใช่รายการตายตัวสำหรับทุกประเภทคำขอ และบางสำนักงานอาจขอเอกสารเพิ่ม

ตารางนี้เป็นการเรียบเรียงเพื่อแบ่งงานภายในองค์กร ไม่ใช่แบบฟอร์มราชการโดยตรง ตรวจจำนวนชุดเอกสาร อายุหนังสือรับรอง วิธีรับรองสำเนา และแบบฟอร์มเพิ่มเติมกับด่านตรวจคนเข้าเมืองที่รับผิดชอบก่อนยื่น

ขั้นตอนต่อวีซ่า Non-B สำหรับฝ่าย HR

1. ตรวจสถานะและวันอนุญาตให้อยู่ของพนักงานบันทึกเลขหนังสือเดินทาง สถานะล่าสุด วันอนุญาตให้อยู่ และวันหมดอายุ Work Permit แยกกัน อย่าใช้วันหมดอายุวีซ่าแทนวันอนุญาตให้อยู่
2. ยืนยันประเภทคำขอและสำนักงานที่รับผิดชอบตรวจว่าเข้าหลักเกณฑ์ 2.1 กรณีธุรกิจทั่วไปหรือมีสิทธิพิเศษอื่น และสอบถามช่วงเวลายื่นกับสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองในท้องที่บริษัท
3. แบ่งงานรวบรวมเอกสารพนักงานเตรียมหนังสือเดินทางและเอกสารส่วนตัว HR จัดข้อมูลการจ้าง ฝ่ายบัญชีจัดงบและแบบภาษี ผู้มีอำนาจบริษัทตรวจและลงนามรับรอง
4. ตรวจข้อมูลข้ามเอกสารเทียบชื่อสะกด เลขหนังสือเดินทาง ตำแหน่ง ชื่อบริษัท ที่อยู่ จำนวนพนักงานและข้อมูลภาษี โดยเฉพาะกรณีเปลี่ยนพาสปอร์ต ตำแหน่ง หรือสถานที่ทำงาน
5. ยื่นคำขอ ตม.7 และเก็บหลักฐานรับเรื่องพนักงานหรือผู้เกี่ยวข้องดำเนินการตามช่องทางที่หน่วยงานกำหนด ชำระค่าธรรมเนียมและเก็บใบนัดหรือเอกสารติดตามผลตามที่เจ้าหน้าที่ออกให้
6. ติดตามผลและอัปเดตระบบ HRตรวจวันที่ได้รับอนุญาตให้อยู่ใหม่หลังทราบผล แยกบันทึกจาก Work Permit รวมถึงติดตามเงื่อนไขรายงานตัว การเดินทางต่างประเทศ และ Re-entry Permit เมื่อเกี่ยวข้อง

ลำดับนี้เป็น Workflow สำหรับ HR ไม่ใช่การรับรองระยะเวลาหรือผลอนุมัติของหน่วยงานรัฐ

Checklist ก่อนยื่น และข้อผิดพลาดที่ควรป้องกัน