เอกสารขอ Work Permit สำหรับชาวต่างชาติ มีอะไรบ้าง? คู่มือสำหรับ HR

เอกสารขอ Work Permit แบ่งเป็น 3 กลุ่มหลัก

เพื่อให้เก็บเอกสารได้ครบโดยไม่ส่งงานกลับไปกลับมา ควรแยกผู้รับผิดชอบตั้งแต่ต้น โดยตารางนี้อ้างอิงกลุ่มหลักฐานในคู่มือกรมการจัดหางาน และเสริมคำแนะนำด้านการประสานงานสำหรับ HR

แถวที่ระบุ “HR ประสานงาน” เป็นแนวทางจัดแฟ้มขององค์กร ไม่ใช่รายการหลักฐานเพิ่มเติมที่กรมการจัดหางานกำหนดให้ทุกคำขอต้องยื่น

เอกสารที่พนักงานต่างชาติต้องเตรียม

1. เอกสารประจำตัวและสถานะการพำนัก

หนังสือเดินทางหรือเอกสารใช้แทนหนังสือเดินทาง ใช้ยืนยันตัวบุคคล ส่วนหน้าวีซ่า ตราประทับหรือหลักฐานการได้รับอนุญาตให้อยู่ในราชอาณาจักร ใช้ตรวจสถานะปัจจุบัน ฝ่าย HR ควรขอหน้าที่มีข้อมูลสำคัญให้ครบและตรวจวันอนุญาตให้อยู่ ไม่ดูเฉพาะวันหมดอายุหนังสือเดินทาง

2. หลักฐานคุณสมบัติและวิชาชีพ

ใช้หลักฐานการศึกษา หรือหนังสือรับรองประสบการณ์การทำงานตามลักษณะงานที่ยื่น หากเป็นวิชาชีพที่กฎหมายกำหนดให้ได้รับอนุญาตหรือรับรอง ต้องเตรียมใบอนุญาตประกอบวิชาชีพหรือหลักฐานการรับรองสำหรับกรณีนั้นด้วย

3. ใบรับรองแพทย์และรูปถ่าย

คู่มือกรมการจัดหางานระบุใบรับรองแพทย์ตามหลักเกณฑ์เกี่ยวกับลักษณะต้องห้าม และรูปถ่ายหน้าตรงขนาด 3 × 4 เซนติเมตรที่ถ่ายไม่เกิน 6 เดือน โดยให้ตรวจรูปแบบไฟล์ จำนวนรูป และอายุเอกสารตามช่องทางยื่นที่ใช้งานจริงก่อนส่งคำขอ เพราะคู่มือและแบบเอกสารต่างรุ่นอาจระบุรายละเอียดไม่ตรงกัน

เอกสารของนายจ้างและบริษัทที่ต้องเตรียม

กรณีนายจ้างเป็นบริษัทจดทะเบียนในไทย

หลักฐานที่คู่มือราชการระบุสำหรับนิติบุคคลไทย ได้แก่ หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลพร้อมวัตถุประสงค์ และบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) สำหรับบริษัทจำกัด โดยคู่มือที่ตรวจสอบระบุเอกสารคัดมาไม่เกิน 6 เดือน รวมถึงหลักฐานทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสารงบการเงินและภาษีหรือประกันสังคมตามกรณี

ฝ่ายนายจ้างต้องมีหนังสือรับรองการจ้าง (แบบ บต.46) พร้อมข้อมูลตำแหน่ง ลักษณะงาน และสถานที่ทำงานให้สอดคล้องกับคำขอ ส่วนเอกสารใบอนุญาตประกอบกิจการ แผนที่ หรือภาพถ่ายสถานประกอบการ ควรจัดเตรียมตามประเภทธุรกิจและรายการที่ระบบหรือเจ้าหน้าที่ระบุเพิ่มเติม

กรณีนายจ้างเป็นบุคคลธรรมดาหรือองค์กรประเภทอื่น

รายการไม่เหมือนบริษัทจำกัด นายจ้างบุคคลธรรมดาใช้หลักฐานประจำตัวและหลักฐานกิจการที่เกี่ยวข้อง ขณะที่โรงเรียน มหาวิทยาลัย มูลนิธิ หน่วยงานรัฐ หรือกิจการที่จัดตั้งตามกฎหมายต่างประเทศอาจต้องใช้หนังสือแต่งตั้ง หนังสือรับรองจากหน่วยงาน หรือหลักฐานเฉพาะอีกชุดหนึ่ง จึงไม่ควรส่งชุดเอกสารบริษัททั่วไปแทนทุกกรณี

แหล่งอ้างอิง: คู่มือ e-WorkPermit โดยสำนักงานจัดหางานจังหวัดตราด — หัวข้อเอกสารนายจ้าง

ขอใหม่ ต่ออายุ หรือยื่นจากต่างประเทศ ใช้เอกสารเหมือนกันไหม?

สำหรับกรณีที่มีใบอนุญาตทำงานเดิมและกำลังจะหมดอายุ ดู ขั้นตอนต่ออายุ Work Permit และ Checklist สำหรับ HR ซึ่งแยกจากการยื่นขอใหม่

ไม่เหมือนกันทั้งหมด แบบคำขอและหลักฐานประกอบเปลี่ยนไปตามสถานะผู้สมัครและเส้นทางการจ้างงาน จึงควรเลือกกรณีให้ถูกก่อนเริ่มรวบรวมเอกสาร

การแยก บต.25 และ บต.32 อ้างอิง ข้อมูลกรมการจัดหางานเรื่องการจ้างคนต่างด้าวเข้าทำงาน ส่วนกรณี BOI ให้ตรวจช่องทางตามสิทธิส่งเสริมการลงทุนขององค์กร

HR DOCUMENT CHECKLIST

Checklist เตรียมเอกสาร Work Permit ก่อนยื่นคำขอ

ใช้รายการนี้เป็นใบตรวจรับเอกสารภายในองค์กร โดยติ๊กเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับประเภทคำขอจริง และแยกเอกสารที่ยังรอจากพนักงานกับเอกสารที่บริษัทต้องจัดหา

เตรียมเอกสารและยื่นผ่าน e-WorkPermit อย่างไร?

กรมการจัดหางานเริ่มเปิดบริการ e-WorkPermit เมื่อวันที่ 13 ตุลาคม 2568 โดยผู้ใช้ต้องเลือกบริการตามประเภทคำขอ ไม่ใช่ทุกกรณีจะใช้เมนูหรือเอกสารชุดเดียวกัน

1. ยืนยันประเภทคำขอและผู้ดำเนินการตรวจว่าพนักงานอยู่ในไทยหรือยัง เป็นการขอใหม่หรือต่ออายุ และนายจ้างเป็นบริษัท บุคคลธรรมดา หรือองค์กรประเภทอื่น
2. ลงทะเบียนและตรวจข้อมูลนายจ้าง–พนักงานเตรียมข้อมูลระบุตัวบุคคล ข้อมูลนายจ้างและสถานประกอบการให้ถูกต้อง ก่อนเลือกเมนูบริการที่เกี่ยวข้อง
3. กรอกคำขอและแนบเอกสารตามหน้าระบบระบุประเภทงาน ลักษณะงานและสถานที่ทำงาน อัปโหลดหลักฐานตามรายการในคำขอนั้น แล้วตรวจข้อมูลก่อนส่ง
4. ติดตามสถานะและดำเนินการเมื่อระบบแจ้งตรวจผลผ่านระบบ แก้ข้อมูลหรือเอกสารหากได้รับแจ้ง ชำระเงินในขั้นตอนที่ระบบระบุ และดำเนินการนัดหมายตามเงื่อนไขหลังได้รับอนุญาต

ลำดับข้างต้นสรุปจากขั้นตอน e-WorkPermit ของกรมการจัดหางาน ไม่ใช่คำรับรองว่าทุกคำขอมีระยะเวลาหรือผลอนุญาตเท่ากัน ดู ประกาศเปิดบริการ e-WorkPermit และ ตัวอย่างขั้นตอน บต.25

จุดที่ทำให้เอกสาร Work Permit ต้องกลับมาแก้บ่อย