เปลี่ยนนายจ้าง Work Permit ต้องทำอย่างไร? ขั้นตอนและเอกสารสำหรับ HR

เปลี่ยนนายจ้าง Work Permit ต่างจากการต่ออายุอย่างไร?

การเปลี่ยนนายจ้าง คือการเปลี่ยนข้อมูลหรือฐานการอนุญาตทำงานให้สอดคล้องกับบริษัทที่พนักงานจะไปทำงาน ส่วน การต่ออายุ คือการขอให้สิทธิทำงานที่มีอยู่ดำเนินต่อไปก่อนสิ้นอายุภายใต้เงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง จึงเป็นคนละโจทย์ แม้พนักงานจะมี Work Permit ที่ยังไม่หมดอายุก็ตาม

กรมการจัดหางานมีแบบคำขอสำหรับการเปลี่ยนแปลงรายการในใบอนุญาตทำงานตามมาตรา 59 (บต.44) ขณะเดียวกันคำขออนุญาตทำงานและต่ออายุทั่วไปใช้แบบ บต.25 ตามประเภทที่กำหนดไว้ในชุดแบบฟอร์มราชการ ดังนั้นต้องเลือกตามสถานะจริง ไม่ใช่เลือกตามชื่อปุ่มที่ดูใกล้เคียง ดูชุดแบบฟอร์มกรมการจัดหางาน

แม้จะเรียกกันทั่วไปว่า “โอน Work Permit” แต่ควรใช้คำว่า “เปลี่ยนนายจ้าง/เปลี่ยนรายการอนุญาตทำงาน” และยึดผลอนุญาตของหน่วยงานก่อนเริ่มงานใหม่

ถ้ายังทำงานกับนายจ้างเดิม แต่มีการเปลี่ยน Job Title หรือขอบเขตหน้าที่ ควรตรวจ การแก้ไข Work Permit เมื่อเปลี่ยนตำแหน่งงาน ซึ่งเป็นคนละกรณีกับการย้ายบริษัท

ก่อนยื่นเรื่อง ต้องแยกประเภทพนักงานต่างชาติ

แนวทางเปลี่ยนนายจ้างไม่ได้เหมือนกันทั้งหมด เพราะประเภทการเข้ามาทำงานและสิทธิที่พนักงานได้รับเป็นตัวกำหนดแบบคำขอ เงื่อนไข และหน่วยงานที่ต้องประสาน ฝ่าย HR ควรจัดกลุ่มก่อนกำหนดวันเปลี่ยนงาน

ขั้นตอนเปลี่ยนนายจ้างผ่าน e-WorkPermit สำหรับกรณีที่ใช้ บต.44

คู่มือ e-WorkPermit ที่สำนักงานจัดหางานจังหวัดตราดเผยแพร่บนเว็บไซต์กรมการจัดหางานระบุแนวทางยื่นคำขอเปลี่ยน/เพิ่มนายจ้างด้วยแบบ บต.44 ดังต่อไปนี้ โดย เป็นแนวทางสำหรับกรณีที่ระบบและเจ้าหน้าที่รับดำเนินการตามแบบดังกล่าว ไม่ใช่การยืนยันว่าพนักงานทุกประเภทใช้เมนูเดียวกันได้

1. เตรียมบัญชีระบบให้พร้อม นายจ้างและคนต่างด้าวลงทะเบียนหรือเข้าสู่ ระบบ e-WorkPermit ตรวจข้อมูลยืนยันตัวตนและบัญชีสถานประกอบการก่อนยื่น
2. ตรวจรายละเอียดนายจ้างใหม่ เตรียมเลขนิติบุคคลหรือข้อมูลผู้ว่าจ้าง สถานที่ทำงาน ประเภทกิจการ ประเภทงาน และลักษณะงานให้สอดคล้องกับเอกสารจ้างงาน
3. เลือกคำขอที่ตรงกรณี คู่มือทางการอธิบายเมนูบริการสำหรับเปลี่ยนรายการในใบอนุญาตทำงาน และกรณีเปลี่ยนหรือเพิ่มนายจ้าง (บต.44) โดยให้ตรวจข้อมูลคนต่างด้าวก่อนยืนยัน
4. แนบหลักฐานที่ระบบร้องขอ โดยทั่วไปรวมเอกสารประจำตัว หลักฐานใบอนุญาตทำงาน หนังสือรับรองการจ้าง (บต.46) หนังสือเดินทางและหน้าวีซ่า พร้อมรูปถ่ายตามรูปแบบที่ระบบกำหนด
5. ตรวจความถูกต้องก่อนส่งคำขอ เช็กชื่อบุคคล เลขเอกสาร นายจ้างใหม่ สถานที่และลักษณะงานให้ตรงกัน จากนั้นดำเนินการยื่นและชำระเงินเฉพาะตามที่ระบบแสดงสำหรับคำขอนั้น
6. ติดตามผลและดำเนินการหลังอนุมัติ ตรวจสถานะผ่าน E-Tracking ดำเนินการขั้นตอนที่ระบบแจ้ง เช่น การชำระค่าธรรมเนียมหลังอนุมัติและการนัดศูนย์บริการเมื่อเกี่ยวข้อง เก็บผลอนุมัติและเอกสารที่ปรับปรุงแล้วไว้ในแฟ้ม HR

ลำดับหน้าจอ ตัวเลือก ค่าธรรมเนียม และการนัดรับเอกสารอาจเปลี่ยนตามเวอร์ชันระบบหรือประเภทคำขอ จึงควรยึดข้อมูลที่ปรากฏในระบบราชการและเจ้าหน้าที่ ณ วันที่ยื่นจริง ไม่ใช้บทความนี้แทนคู่มือที่ปรับปรุงใหม่

อ่านต้นทางได้จาก คู่มือ e-WorkPermit ของสำนักงานจัดหางานจังหวัดตราด และ ประกาศกรมการจัดหางานเกี่ยวกับการเปิดระบบ e-WorkPermit

Checklist เอกสารเปลี่ยนนายจ้าง Work Permit สำหรับ HR

เอกสารจริงขึ้นกับประเภทพนักงานและคำขอ แต่ HR สามารถเริ่มรวบรวมข้อมูลเป็น 3 กลุ่มเพื่อให้ตรวจง่ายขึ้น โดยยืนยันรายการที่จำเป็นจากระบบและหน่วยงานก่อนส่งคำขอ

เคล็ดลับการตรวจเอกสาร: ให้นำชื่อบริษัท เลขทะเบียนนิติบุคคลและที่ตั้งจากหลักฐานจดทะเบียนมาเทียบกับข้อมูลในบัญชีนายจ้าง โดยเฉพาะบริษัทที่มีหลายสาขา และให้คำบรรยายลักษณะงานในคำขอตรงกับหนังสือรับรองการจ้าง

หากระบบไม่แสดงข้อมูลพนักงานหรือเลือกนายจ้างไม่ได้ คู่มือคำถามที่พบบ่อยของสำนักงานจัดหางานแนะนำให้เก็บหลักฐานหน้าจอที่พบปัญหาและติดต่อสำนักงานจัดหางานเพื่อให้ตรวจสอบข้อมูล ไม่ควรส่งคำขอซ้ำโดยเปลี่ยนข้อมูลให้ผิดจากเอกสาร อ่านแนวทางแก้ปัญหา e-WorkPermit จากกรมการจัดหางาน

บต.44, บต.46, บต.52 และ บต.53 ใช้ทำอะไร?

การเปลี่ยนนายจ้างเกี่ยวข้องกับทั้งการขอเปลี่ยนรายการในใบอนุญาตทำงานและหน้าที่แจ้งการจ้าง/ออกจากงาน ซึ่งไม่ใช่เรื่องเดียวกัน ตารางนี้ช่วยให้ HR แยกวัตถุประสงค์ของแต่ละแบบได้

เลขแบบและคำอธิบายอ้างอิงรายการแบบฟอร์มบนเว็บไซต์กรมการจัดหางาน การต้องยื่นแบบใดบ้างและช่วงเวลาที่ต้องแจ้งขึ้นกับประเภทคนต่างด้าวและหลักเกณฑ์ที่มีผลในกรณีนั้น ตรวจสอบกับหน่วยงานก่อนส่งเอกสาร

หากพนักงานกำลังสิ้นสุดการจ้างกับบริษัทเดิม ควรอ่าน การแจ้งออกจากงานและยกเลิก Work Permit เพิ่มเติม เพื่อแยกหน้าที่ของนายจ้างเดิมออกจากคำขอของนายจ้างใหม่

แหล่งอ้างอิง: กรมการจัดหางาน — รายการแบบคำขออนุญาตทำงาน

เปลี่ยนนายจ้างแล้ว Non-B Visa และวันอนุญาตให้อยู่ต้องทำอย่างไร?

Work Permit กับ Permission to Stay เป็นคนละสถานะ การเปลี่ยนหรือได้รับอนุญาตทำงานกับบริษัทใหม่ไม่ได้ยืนยันโดยอัตโนมัติว่าการอนุญาตให้อยู่ในไทยตามฐานการจ้างงานเดิมยังใช้ต่อได้ ฝ่าย HR ต้องตรวจเงื่อนไขของวีซ่าและหลักฐานอนุญาตให้อยู่กับสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองควบคู่กับกรมการจัดหางาน

กรณีผู้พำนักได้รับอนุญาตให้อยู่ต่อเนื่องจากการทำงานกับนายจ้างเดิม การสิ้นสุดการจ้างอาจกระทบฐานการอนุญาตให้อยู่ จึงควรตรวจลำดับการแจ้งสิ้นสุดงานและขั้นตอนของนายจ้างใหม่ก่อนกำหนดวันเปลี่ยนงาน ไม่ควรใช้วันที่บนบัตร Work Permit หรือวันที่วีซ่าหมดอายุแทนวันอนุญาตให้อยู่ล่าสุด

หากต้องตรวจรายละเอียดเพิ่มเติม อ่าน คู่มือต่อวีซ่า Non-B / Extension of Stay และ Visa Validity กับ Duration of Stay ต่างกันอย่างไร ก่อนยืนยันแผนกับพนักงาน

HR CHECKLIST

Checklist ก่อนและหลังเปลี่ยนนายจ้างสำหรับองค์กร

รายการต่อไปนี้เป็นแนวทางบริหารงานภายใน ไม่ใช่ระยะเวลาตามกฎหมายสำหรับทุกกรณี ให้กำหนดผู้รับผิดชอบและเก็บหลักฐานการตรวจสอบแต่ละขั้นไว้ในแฟ้มพนักงาน

1. ยืนยันสถานะปัจจุบัน ตรวจ Work Permit, ประเภทวีซ่า, หลักฐานอนุญาตให้อยู่ล่าสุด และฐานสิทธิในการทำงาน
2. ตรวจประเภทกระบวนการกับหน่วยงาน แยกกรณีทั่วไป, MOU/มติ ครม. และ BOI ก่อนเลือก บต.44 หรือคำขอประเภทอื่น
3. จัดทำ Timeline ร่วมกัน ฝ่าย HR ของทั้งสองบริษัทและพนักงานยืนยันวันสุดท้ายของงานเดิม วันยื่นคำขอ และวันเริ่มงานใหม่ที่ปลอดภัยตามผลอนุญาต
4. ตรวจข้อมูลบริษัทใหม่ให้ครบ จัดเตรียมหนังสือรับรองการจ้างและรายละเอียดสถานที่ทำงาน/หน้าที่ให้ตรงกับคำขอ
5. แยกงานแจ้งเข้า–ออกจากงานอนุญาต ตรวจว่าใครต้องยื่นรายการใด และเก็บหมายเลขคำขอ/หลักฐานรับเรื่องของแต่ละรายการ
6. ติดตามทั้งกรมการจัดหางานและตรวจคนเข้าเมือง อย่าปิดงานเมื่อได้เพียงผลจากระบบใดระบบหนึ่ง หากสิทธิการอยู่ต่อยังต้องดำเนินการ
7. เก็บหลักฐานหลังอนุมัติ ตรวจชื่อบริษัท ตำแหน่ง งาน และสถานที่ทำงานในเอกสารอนุญาตล่าสุด พร้อมบันทึกวันครบกำหนดใหม่

สำหรับฝ่าย HR ที่ยังเริ่มจากการจัดแฟ้มเอกสารพนักงานใหม่ สามารถดู เอกสารขอ Work Permit เพื่อแยกชุดเอกสารคำขอใหม่ออกจากการเปลี่ยนรายการในใบอนุญาตเดิม